以前このブログでも、オンライン会議の時に気を付けた方が良いことについて書きました。
音声と画像に問題がないかを確認する時間は勿体ないので、それを自分で確認できるようにした方良いし、その時間が他人の時間を奪っているというような内容ですね。
今回は、オンライン会議で資料を共有するときに「見えにくいかもしれませんが」という枕詞を付けるのはやめた方が良いという内容です。
◆何のための資料なのか
オンライン会議で資料を共有するなら、それに合った資料を作ることが大切です。紙媒体用の資料と、オンライン会議用の資料では作り方が異なるはずです。
紙媒体なら読める文字も、オンライン会議の場合は読めないということもあり得ますからね。
オンラインで資料を共有する以上、「見えやすい資料」を作ることは当然のことです。見えにくい文字や記号があるなら、それが見えるようにマーキングするなどして「見える」様にしておかないといけません。
今日のオンライン会議でも、「すいません、見えにくいかもしれませんが、、」という枕詞を使っている人がいました。
実際に、オンラインだと画質が悪く見えにくかったのですが、その言葉は相手を気遣っているようで、配慮の足りない準備不足を露呈させる言葉だと思いました。
社内の会議などで、「質」よりも「スピード」が求められる資料なら、口頭で付け足すことでカバーしても問題ないかもしれません。
ただ、社外やお客様に向けた資料でこの言葉を使っているようではダメだなと思いました。
◆自分も使っている
こんな感じで偉そうに語っていますが、僕自身もこの言葉を使っていたシーンがいくつかあります。それは全てが準備に時間がかけられなかったものです。
発表の準備もできず、急ぎで作成した資料だと、客観的に見ることが出来ていません。
これは、どの部分が分かりにくくて・どの部分が見えにくいのかなど、資料に対する自分の理解が行き届いていないということです。
オンライン会議が主流になってきた今だからこそ、その会議に対する配慮が必要です。
・ネットワーク状態を整える
・背景を意識する
・画面共有、音声の確認を自分のみで行えるようにする
・共有資料が「見える」ものにする
この辺りが大切になるのではないかなと思います。
この「見えにくいかもしれませんが、、」という言葉を使わなくてよいような資料作りというのを意識していきたいなと改めて感じました出来事でした。
皆様もぜひ。
それでは、良い一流オンライン会議ライフを
＃オンライン会議 ＃オンライン背景 ＃画面共有 ＃空間デザイン ＃資料作成
