コロナが生み出した資産の一つに「オンライン会議」があると思います。
もともと存在はしていたのですが、その必要性を感じる人が少なく、全く普及していませんでした。
コロナによって「オンライン会議」の使用を余儀なくされましたが、多くの人がその便利さに気付いたことで、コロナが明けてからも使い続けられていくはずです。
今後の重要会議ツールになる以上、細かい点にこだわったほうが良いのは当然です。
例えば、通信環境がその典型例です。
今までは自分が使うだけなので、通信速度にそれほど気を使っていなかったかもしれません。
ですが、オンラインで相手がいる以上、相手のことを考えた通信環境を整えておく必要があります。
自分の通信環境のせいで、こちらの声が聞き取りづらかったり、画面が見にくかったりしてはいけないですからね。
その他にも、こだわるポイントはたくさんあります。
・背景
・名前の設定
・相槌の仕方
・会話の始め方
考えればきりがないですが、それぞれについて説明していこうと思います。
全てを一気に書いていくとかなりのボリュームになるので、今回は「会話の始め方」についてです。
◆自分が話す時
オンライン会議で自分が話す時によくあるのが、「声は聞こえてますか？」「画面は見えていますか？」と聞くことです。
オンライン会議が普及した初めた時は、それを聞くことが『丁寧』という風潮がありましたが、もうその風潮はなくなってきているように感じます。
というのも、毎回その質問をされると、それに対して答えたりする時間が生まれるんですね。
１０秒程度のやり取りかもしれませんが、毎回となると意外と気になります。
発表者が10人くらいいるときは全員がそれを聞くとかなりの時間になります。
ひどい人は「声は聞こえていますでしょうか？」と聞いて答えを貰った後に、画面を共有してから「画面は見えていますでしょうか？」と確認します。
ひどい人と書きましたが、大抵の人はこの確認をします。「質問をしている時間」と「答えを貰う時間」「音声や画面共有のラグ時間」を計算すると、それだけで悠に30秒を超えます。
これは非常に勿体ない時間ですし、相手にやさしくないと感じます。
◆時間を短縮する方法
「でも、声が聞こえてなくて画面が見えていないと相手に失礼じゃないか」と思う方もいるかもしれません。
もちろん相手にこちらの情報が伝わっていないと意味がないので、確認はします。ですが、相手に聴くのではなくて自分で確認をします。
まず簡単なのが、「画面が見えているかの確認」です。
自分のデバイス2つ(パソコンと携帯など)で会議に入って、画面を共有していない方の画面に映像が映っていれば、他の人にも見えているということが確認できます。
こうすることによって、わざわざ他の人に確認する手間を省くことができます。(大半がやってないけど)
次に声が聞こえているかの確認ですが、これは確認をせずにそのまま話続けてしまっていいと思います。
ですが、自分のマイクがONになっているかの確認だけは確実に行いましょう。そうすれば相手に声が聞こえていないという状態はほとんど生まれません。
もし聞こえていなくても、あちらからそのことを教えてくれます。(カメラもONにしている方が教えてもらいやすい)
なので、自分の設定を確実に確認することで十分です。
このように「設定の確認」と「二つのデバイスでの参加」によって、発表前の無駄な時間をカットすることができます。
「オンライン会議」の普及率が上がっているのに、まだまだ気づけている人の少ないポイントなので是非意識して見てください！
それでは、良いスムーズなオンライン会議ライフを！
#オンライン会議 #音声確認 #画面共有 #オンライン電話 #リモート会議 #リモート発表
