今日、一年目の人事部の子からメールが来ていました。新卒採用のためのホームページを作るから写真撮影に協力して欲しいというものです。
写真撮影があるというのは前から聞いていたのですが、そこにエクセルのシートが添付されていたんですね。
100-150文字で答えてくださいというアンケートが10個ほど書かれたシートです。
「大学時代に意識していたこと」や「社会人になって変わったこと」といった様な内容です。
当たり前の様にポンっと送られてきましたが、業務外の内容の依頼にしては雑に多めの量が送られてきたな〜と感じました。
100〜150文字程度でも似た様な質問が10個もあると、違う文を書くのも文字として起こすのも意外と大変です。
#僕は毎日書いているので10分
極端ですが、そういったことに慣れていない人だと1時間くらいかかってもおかしくありません。
ただ、ここではその子を否定したいわけでもなんでもなくて、気づかない内にそういったことをしてしまっている可能性があるという自戒を込めた記事です。
ホームページに全員の全文を載せるわけでもないのだから、質問を３つずつ3グループに投げればそれぞれの手間は三分の一になります。
もし全員分の回答が載るのであれば、そういった内容の一文字を付け加えるだけで「めんどくさい」という感情は減るはずです。
エクセルシートの書式が頑張って作ったのは分かるけど気が使いきれていないのは仕方ないとして、依頼するときにいかに相手の手間を減らせるかを考えることが大切だなと感じました。
僕も仕事柄、業者の人に仕事を投げることがあります。図面を作って貰ったり見積もりを作って貰ったりするので、依頼する資料の作り方やメールの送り方は意識しています。
送る側であることが多いので、自分が受け取った時にどう感じたのか？については大切に分解したいなと思います。
それでは、良い丁寧提案ライフを！
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